Numéro du processus de sélection : 065-GR-04-26
Numéros de poste : 3219-GR-035-P et 3219-GR-040-P

Commis multifonctionnel

Nous sommes à la recherche de deux préposés multifonctions à temps partiel qui se joindront à l’équipe de l’Élément de soutien national du Canada (ESN CAN) à Ramstein, en Allemagne. Cette équipe fournit un soutien administratif, financier et logistique au personnel des Forces armées canadiennes qui sert dans la région de Ramstein, en veillant à ce que leurs besoins quotidiens en matière de soutien soient satisfaits.
En tant que l’un de nos nouveaux commis, vous appuierez le fonctionnement efficace du bureau et offrirez des services adaptés au personnel, aux gestionnaires et aux fournisseurs de services.

À quoi ressemble une semaine typique?

• Répondre aux demandes de renseignements et fournir des conseils sur les procédures administratives, les formulaires et les demandes de service.
•  Préparer et traiter les demandes de remboursement des frais de voyage, vérifier les documents justificatifs et faire le suivi des renseignements manquants.
• Traiter les transactions financières, faire le suivi des dépenses et tenir des dossiers financiers exacts.
• Coordonner les achats de fournitures, d’équipement et de services de bureau, y compris assurer la liaison avec les fournisseurs et confirmer la livraison.
• Préparer de la correspondance, des rapports et des documents d’information et tenir à jour les dossiers électroniques et papier.
• Organiser des réunions et prendre des dispositions pour les déplacements, préparer des ordres du jour et des procès-verbaux et faire le suivi des mesures administratives en suspens.

Qualifications essentielles*

Formation essentielle (*doit être clairement indiquée sur votre CV et/ou votre lettre) : 

• Diplôme d’études secondaires ou expérience pertinente équivalente. Une expérience pertinente équivalente est définie comme deux ans d’expérience de travail dans un environnement de bureau.

Langue essentielle (*doit être clairement indiquée sur votre CV et/ou votre lettre) :

• La maîtrise de l’anglais est essentielle.

Expérience essentielle (*doit être clairement indiquée sur votre CV et/ou votre lettre) :

• Expérience de la prestation de services de soutien administratif ou financier dans un bureau.
• Une expérience de l’utilisation des applications Microsoft Office (p. ex., Excel, PowerPoint, Word et Outlook) ou l’équivalent est essentielle.
  Les applications bureautiques équivalentes sont définies comme Google : Sheets, Slides et Docs OU Apple : Numbers, Keynote et Pages.

Compétences et aptitudes essentielles (à évaluer ultérieurement au moyen d’une évaluation écrite et d’une entrevue vidéo préenregistrée :

• Souci du détail
• Souci du service à la clientèle
• Travail d’équipe
• Discrétion
• Relations interpersonnelles
• Souplesse
• Capacité de planifier et d’organiser
• Capacité de travailler de façon autonome
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix
• Capacité de communiquer efficacement par écrit

Qualifications constituant un atout
Souhaitable, mais non essentiel. Pourrait être appliqué/évalué à une date ultérieure (peut être nécessaire pour le poste)

Expérience constituant un atout

• L’expérience du rapprochement ou du traitement des demandes de règlement est un atout, mais n’est pas essentielle.
• L’expérience de l’utilisation des systèmes financiers et/ou comptables, comme le SAP, le STAR, le SIGRD ou d’autres équivalents civils, est un atout, mais n’est pas essentielle.
• L’expérience de l’interprétation et de l’application des politiques, procédures, directives ou lois pour un gestionnaire, un programme ou un client pertinent est un atout, mais n’est pas essentielle.

Conditions d’emploi

• Cote de fiabilité

Exigences opérationnelles et organisationnelles

• Selon les exigences du travail, les heures de travail peuvent varier d’une fois à l’autre.
• Être disposé et apte à terminer les études ou la formation obligatoires pertinentes pour le poste, et à maintenir la certification pertinente pendant toute la durée de l’emploi.
• Pour des raisons opérationnelles ou imprévues, les employés doivent être disposés et aptes à travailler de la maison si leur superviseur le demande.
  

Renseignements supplémentaires

• Ce poste n’est ouvert qu’aux personnes à charge (LEE) qui répondent à toutes les exigences de la SOFA de l’OTAN pour être admissibles à un emploi dans le cadre de la « composante civile » canadienne.
• Ce poste n’est pas ouvert aux employés de la section locale (Local National: LN).
• Ce poste exige une présence sur le lieu de travail et n’est ouvert qu’aux personnes à charge admissibles (LEE) qui vivent à une distance commutable du bureau (p. ex., région de Ramstein).
• Votre demande doit comprendre une adresse courriel valide et vous devez vous assurer que cette adresse est fonctionnelle et surveillée en tout temps et qu’elle accepte les messages d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de courriel bloquent ces types de courriels). Il incombe aux candidats de nous informer d’un changement de coordonnées pendant le processus de sélection. Le défaut de répondre dans un délai prescrit peut entraîner l’élimination de ce processus.
• Vous pourriez être évalué à l’aide d’un ou de plusieurs des outils suivants : évaluations écrites, entrevues (vidéo préenregistrée, Microsoft Teams ou en personne), vérification des références et autres outils d’évaluation jugés appropriés.
• Votre conduite générale et vos communications, y compris la correspondance par courriel et les appels téléphoniques, tout au long du processus peuvent être utilisées dans l’évaluation des qualifications.
• Le fait d’obtenir la note de passage à l’une des évaluations utilisées ne signifie pas que vous irez de l’avant dans le processus de sélection. La direction peut décider d’utiliser une note supérieure à la note de passage pour toute évaluation utilisée tout au long du processus de sélection.
• Les nominations sont fondées sur le mérite, qui est atteint lorsque la personne nommée possède les qualifications essentielles pour le travail à accomplir et que l’on a tenu compte de ce qui suit : 
  • • • Toute qualification supplémentaire ou souhaitable qui constitue un atout pour l’exécution du travail ou pour l’organisation, actuellement ou à l’avenir;
      • Toute exigence opérationnelle actuelle ou future;
      • Tout besoin organisationnel actuel ou futur.
• Les coûts associés à l’évaluation, à l’obtention de documents pour obtenir une cote de fiabilité ou à la réinstallation ne seront pas payés ni remboursés par l’employeur (p. ex., frais de déplacement ou autres frais connexes)
• Des mutations latérales (internes) sont possibles au sein de l’organisation, et ces personnes auront la préférence dans le processus de dotation.
• Seules les demandes présentées en français ou en anglais seront prises en considération.

Nous vous demandons de bien vouloir présenter une demande officielle au moyen de la méthode de demande officielle.
Les demandes reçues par toute autre méthode ne seront pas considérées comme valides.

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